Warum die meisten Geschäftsführende das Wissen ihrer besten Mitarbeitenden NICHT (!) dauerhaft im Unternehmen halten können...
Warum Handbücher, externe Schulungen und neue Tools bisher nicht das gebracht haben, was sie versprochen haben…
Eine Botschaft von Thomas Kohns
Bildungsexperte für Unternehmenswissen
Liebe Geschäftsführerin, lieber Geschäftsführer,
wenn es ihnen wie den meisten Unternehmern im deutschsprachigen Raum geht, dann kennen Sie vielleicht diese Situationen hier:
- Diese eine Person – die seit Jahren alles weiß, alle Ausnahmen kennt, alle Prozesse im Griff hat – geht irgendwann. Und auf einmal weiß niemand mehr, wie das laufen soll.
- Neue Mitarbeitende brauchen 6–12 Monate, bis sie wirklich produktiv sind. In dieser Zeit kostet jede Einarbeitung mehr Zeit, als Sie haben – und das Gleiche wiederholt sich bei jeder Neueinstellung.
- Jede Abteilung löst dasselbe Problem auf ihre eigene Art. Man lernt nicht voneinander. Wissen zirkuliert nicht. Jeder erfindet das Rad neu.
- Sie erklären dieselben Dinge immer wieder – an neue Mitarbeitende, nach jedem Wechsel, vor jedem Projekt. Obwohl Sie das längst hätten abgeben wollen.
- Externes Schulungsbudget fließt Jahr für Jahr in Seminare und Trainer. Sechs Wochen später ist davon nichts mehr im Arbeitsalltag angekommen.
- Sie wollen KI sinnvoll einsetzen – aber das Tool weiß nichts über ihr Unternehmen. Es liefert generische Antworten. Die Investition verpufft.
Keine Sorge – so geht es den meisten dort draußen.
Was die meisten dagegen versuchen
Viele Unternehmen glauben, dass sie das Problem mit den richtigen Mitteln in den Griff bekommen. Immer wieder werden neue Lösungen ausprobiert. Und immer wieder stellt man fest: Das Problem bleibt.
- Mehr Dokumentation: bessere Einarbeitungspläne, ausführlichere Handbücher, ein neues Tool zur Ablage
- Externe Schulungen: einen besseren Anbieter suchen, ein passenderes Format, ein Seminar, das diesmal wirklich etwas bringt
- KI-Tools: „Wir kaufen ein gutes Tool – und das macht das dann schon."
Der Glaube dahinter: Das Problem ist lösbar, wenn man das richtige Tool findet, den richtigen Anbieter bucht oder genug Dokumentationsaufwand betreibt.
Warum das alles strukturell nicht funktioniert
Schauen wir uns die Lösungen ehrlich an, die die meisten versuchen – und warum sie strukturell nicht funktionieren können:
Handbücher und bessere Dokumentation
Sie beschreiben Prozesse – aber nicht das Warum dahinter. Nicht die Ausnahmen, nicht die Einschätzungen, die ein erfahrener Mitarbeitende instinktiv trifft. Ein Handbuch ist ein Abbild von dem, was jemand bewusst aufschreiben kann. Das implizite Erfahrungswissen – das, was einen Mitarbeitenden wirklich wertvoll macht – landet dort nicht.
Externe Schulungen mit einem besseren Anbieter
Externe Trainer kennen ihr Unternehmen nicht. Sie liefern generische Empfehlungen für ein Durchschnittsunternehmen, nicht für ihres. Und nach dem Workshop sind sie weg – was dann mit dem Gelernten passiert, ist nicht deren Problem. Es gibt keinen wirtschaftlichen Druck, ob das Gelernte wirklich ankommt.
Ein KI-Tool kaufen und ans Unternehmen anschließen
KI kann nur das abrufen, was strukturiert dokumentiert ist. Sie kann kein implizites Wissen aus Köpfen ziehen. Wer also KI einführt, bevor das Wissen dokumentiert ist, bekommt generische Antworten – und eine desillusionierte Belegschaft.
Das Wissensproblem ist kein Methoden-Problem und kein Tool-Problem. Es ist ein Strukturproblem – denn das Wissen ist nicht im Unternehmen. Es steckt in Menschen. In Einschätzungen, Instinkten, unausgesprochenen Regeln und situativem Urteilsvermögen, das sich nicht aufschreiben, nicht delegieren und nicht einkaufen lässt. Das Einzige, was hilft: ein internes System, das dieses Wissen systematisch sichert – bevor es das Unternehmen verlässt.
Was das konkret kostet - in Zahlen
Das klingt abstrakt – ist es aber nicht:
- 50–150 T€ Produktivitätsverlust pro Jahr beim Ausfall von Schlüsselpersonen (30–100 % des Jahresgehalts je Person).
- 21.000 € direkte Lohnkosten pro Neueinstellung (3.500 € brutto × 6 Monate), in denen volle Produktivität noch nicht erreicht ist.
- 18.000 € verlorene Arbeitszeit pro Jahr, wenn drei Teams je 2 Std./Woche Probleme neu lösen, die andere längst gelöst haben.
- 25.000 € jährliches Schulungsbudget bei 500 € × 50 Mitarbeitende – ohne zu wissen, ob 20 % davon wirklich ankommen.
- 30.000 € Opportunitätskosten, wenn der GF täglich 1 Stunde Dinge erklärt, die ein Wissenssystem abnehmen würde (200 Std. × 150 €).
Und wer jetzt wartet, handelt morgen unter Druck – teurer, langsamer, mit noch mehr verlorenem Wissen.
Wettbewerber, die ihr Wissen jetzt strukturieren, werden mit derselben Mannschaft deutlich effizienter sein – weil ihre KI auf echtes Unternehmenswissen zugreift. Der Abstand wächst – zu ihren Ungunsten.
Die Lösung: Wissen muss aus den Köpfen in ein System
Genau dafür haben wir den WissensHub by next learning entwickelt. In einem strukturierten 4-Schritte-System holen wir das implizite Wissen aus den Köpfen ihrer Schlüsselpersonen – und verankern es dauerhaft im Unternehmen:
- Wissensträger identifizieren – Wer weiß was? Wo steckt das kritische Wissen? Welche Abhängigkeiten existieren heute – und welche sind existenzbedrohend, wenn sie wegfallen?
- Interne Weiterbildungen konzipieren – Das Wissen wird strukturiert und in lernbare Formate überführt, die wirklich genutzt werden – keine Ablagedokumente, sondern Inhalte, die andere befähigen.
- Interne Trainer befähigen – Ihre Wissensträger lernen, ihr Know-how selbst weiterzugeben – strukturiert, verständlich, nachhaltig. Pädagogisch-methodischer Mini-Kurs inklusive.
- LMS aufbauen & befüllen – Alles wird in einem digitalen Lernsystem verankert: zugänglich, strukturiert, 24/7 abrufbar – ohne den GF als Mittler.
Ihr Unternehmen ist nicht mehr abhängig von einzelnen Personen. Neue Mitarbeitende werden schneller produktiv. Die Geschäftsführenden erklären seltener. Und wer später KI einsetzen will – der hat dann die Grundlage, auf der sie erst funktioniert.
Mitarbeitende werden nicht nur eingearbeitet – sie werden selbst zu Wissensvermittlern.
ADD-ON: Wissenshub AI
Auf Basis des dokumentierten WissensHub-Wissens entsteht eine unternehmenseigene KI (RAG-Architektur, DSGVO-konform), die ausschließlich auf ihr Firmenwissen zugreift. Diese KI weiß nichts über andere Unternehmen. Sie kennt nur ihr Unternehmen. — Die Schritte 1–4 sind die Voraussetzung. WissensHub AI ist der Multiplikator.
Lassen Sie uns gemeinsam anschauen, wo Sie stehen
Ich habe in der Vergangenheit bereits mehrfach gezeigt, dass ich Unternehmen dabei helfen kann, dieses System in kurzer Zeit aufzubauen.
Der Einstieg ist der Wissens-Check: Ein halbtägiger Diagnose-Workshop (remote), in dem wir gemeinsam analysieren, wo das kritische Wissen in ihrem Unternehmen steckt – und was passiert, wenn es weg ist. Danach wissen Sie genau, wo Sie stehen und was zu tun ist.
Weiterführende Informationen
Plattformen
Auf LinkedIn teile ich regelmäßig Einblicke rund um Wissensmanagement, KI im Mittelstand und den Aufbau lernender Organisationen – direkt aus der Praxis, ohne Umwege.
© 2026 next learning GmbH